Asiakastarina: Savon koulutuskuntayhtymä
Reportronic kasvoi hanketyökalusta koko organisaation järjestelmäksi
Savon koulutuskuntayhtymä eli Sakky lähti ratkaisemaan hanketoiminnan työajanseurannan haasteita. Reportronicin käyttöönotto toi ensin helpotuksen hanketyöhön ja tänä päivänä järjestelmää hyödynnetään laajemminkin. Yksi järjestelmä, automaattinen palkkamyllytys ja jatkuva kehitysyhteistyö ovat selkeyttäneet prosesseja ja parantaneet tiedon laatua. Pyysimme Sakkyä kertomaan omin sanoin, miten Reportronic on tukenut heidän arkeaan vuosien varrella.
“Reportronic on nykyään päivittäinen työväline lähes kaikille työntekijöille.”
Tausta & tarve
Reportronic hankittiin alun perin Sakkyyn hanketoiminnan tueksi helpottamaan mm. työajankirjausta. Tavoitteena oli, että hanketyöntekijöiden tarvitsee kirjata työaikansa vain yhteen järjestelmään kahden sijaan. Lisäksi halusimme päästä eroon käsin tehtävistä palkkasiirroista ja siirtyä työajanseurantaan perustuvaan automaattiseen palkkamyllytykseen. Reportronicin käyttöönotto toi helpotusta myös hankekannan koontiin ja raportointiin.
Aluksi työaikaa kirjasivat Reportroniciin lähinnä toimistotyötä tekevät hanketyöntekijät, ja opetushenkilöstön työajat tuotiin toisesta järjestelmästä. Vuosien aikana työajankirjaaminen on laajentunut siten, että nyt koko henkilöstö kirjaa työaikansa Reportroniciin, ja keskeytystiedot tuodaan suoraan palkanlaskentajärjestelmästä.
Yhden työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto on selkeyttänyt raportointia ja seurantaa. Palkkamyllytys puolestaan toi merkittävää helpotusta hankepalkkojen – ja myöhemmin muihinkin – työaikakirjausten perusteella tehtäviin jyvityksiin.
Matkan varrella
Reportronic on laajentunut hanketoiminnan työkalusta koko organisaation järjestelmäksi. Ominaisuuksia on kehitetty ja otettu käyttöön tarpeiden mukaan. Hankkeissa Reportronicia käytetään mm. talouden ja tuntien seurantaan sekä arviointiin, ja parhaillaan testaamme hankedokumenttien siirtoa Reportronicista asianhallintajärjestelmään.
Työajankirjaamisen osalta uusin muutos on keskeytystiedot, jotka tuodaan palkanlaskentajärjestelmästä Reportronicin työajankirjausten pohjaksi. Tämän vuoden alussa on otettu käyttöön työsuunnitelmaosio, joka mahdollistaa suunnitelmien tekemisen myös toisen henkilön puolesta. Työsuunnitelman kautta henkilöt saavat projektikohtaiset tavoitetunnit suoraan työajankirjausnäkymään.
Hyödyt & tulokset
Yhden järjestelmän käyttö työajanseurantaan on selkeyttänyt ja tehostanut työajan kirjaamista, seurantaa ja raportointia huomattavasti.
Lisäksi eri järjestelmistä Reportroniciin siirtyvä tieto on parantanut lähdejärjestelmien tietojen oikeellisuutta ja tuonut näkyviin prosesseja, joita kannattaa kehittää.
Yhteistyö & kehitys
Yhteistyö on sujunut hyvin. Muutostarpeisiimme on reagoitu, ja esimerkiksi työsuunnitelmaosiota on kehitetty yhdessä vastaamaan paremmin tarpeitamme. Räätälöity kehitys on parantanut järjestelmän sopivuutta meidän toimintaympäristöömme.
Nykytila ja tulevaisuus
Reportronic on nykyään päivittäinen työväline lähes kaikille työntekijöille. Se toimii työajankirjausten, hankeseurannan, raportoinnin ja työsuunnitelmien perustana.
Kaksi sanaa, jotka kuvaavat Reportronicia:
Kehitysmyönteinen – Yhteistyökykyinen
Yksi vinkki organisaatiolle, joka harkitsee pitkäaikaista käyttöä:
Panosta alkuvaiheen suunnitteluun ja tarpeen määrittelyyn. Varmista oman organisaation sitoutuminen järjestelmän käyttöönottoon ja kehittämiseen.
Kiinnostuitko Reportronicista?
Kerromme mielellämme lisää tuotteestamme ja autamme sinua löytämään sopivan ratkaisun yrityksesi tarpeisiin!